Meevento – Konzernweites Eventmanagementsystem für die REWE Group
Meevento deckt den gesamten Lebenszyklus einer Veranstaltung ab: von der Planung über Registrierung, Akkreditierung und Hotelverwaltung bis zum revisionssicheren Abschluss mit steuerlicher Datenübergabe.
Wir übernahmen Gesamtverantwortung für Konzeption, Design und Individualentwicklung – als modulare End-to-End-Architektur mit über 15 Funktionsbausteinen, getrennte Intranet-/Internet-Infrastruktur und Anbindung an SAP, CRM und mehrere LDAP-Verzeichnisse des Konzerns.
DER Touristik GmbH (REWE Group)
Handel & Touristik / Privatwirtschaft
2019 – laufend
Konzeption · Design · Realisierung · Betrieb
Ausgangssituation
Die REWE Group führt jährlich eine Vielzahl interner und externer Veranstaltungen durch – von Abteilungsevents und Schulungen über Großveranstaltungen bis hin zu Kundenevents und Seminaren.
Die bestehenden Prozesse waren fragmentiert, medienbruchbehaftet und nicht zentral steuerbar. Es fehlte ein einheitliches System, das Planung, Registrierung, Akkreditierung, Controlling und steuerlich relevante Dokumentation konzernweit abbildet.
Insbesondere die Anforderungen aus Compliance, Revision und Personalwesen an eine lückenlose Veranstaltungsdokumentation konnten mit heterogenen Einzellösungen nicht effizient bedient werden. Die Lösung musste von allen Mitarbeitenden ohne umfangreiche Schulung nutzbar sein – und gleichzeitig höchste Datensicherheitsstandards erfüllen.
Fragmentierte Einzellösungen, Medienbrüche, keine Revisionssicherheit – ein Konzern mit hunderten Veranstaltungen pro Jahr brauchte ein System, das den gesamten Prozess in einer Anwendung abbildet.
Anforderungen
Mehrere Konzernbereiche mit teils gegensätzlichen Anforderungen – Eventmanagement, Controlling, Revision, Personalwesen – mussten in einem System abgebildet werden, das dennoch ohne Schulung nutzbar ist.
Fachlich
- Konzernweiter Veranstaltungskalender mit differenzierter Verrechtung
- Modulares Teilnehmermanagement (intern & extern)
- Konfigurierbare Registrierungs-Workflows
- Location- & Dienstleisterdatenbank mit Bewertung
- Hotelverwaltung mit Kontingentsteuerung
- Akkreditierung per Barcode-Scanner
- Revisionssicherer Abschluss (§ 37b EStG)
- Umfassendes Reporting & Controlling
Technisch
- Getrennte Intranet-/Internet-Architektur (Firewall)
- Anbindung an mehrere konzern-LDAP-Verzeichnisse
- REST-API-Integration SAP & CRM
- Automatische Datenarchivierung nach Veranstaltungsende
- Externe Penetrationstests zur Sicherheitsvalidierung
- Mehrere Authentifizierungsverfahren (LDAP, E-Mail, Link, offen)
Unsere Leistungen
Die 4fb GmbH übernahm die Gesamtverantwortung – von der Anforderungsanalyse mit interdisziplinären Fachteams über Pflichtenheft, Design und Entwicklung bis zum laufenden Betrieb.
Architektur & Besonderheiten
Technisches Herzstück ist eine modulare Architektur mit über 15 Funktionsbausteinen und einer konsequenten Trennung in ein internes Verwaltungssystem und ein externes Registrierungs- und Akkreditierungssystem.
- PHP & Zend Framework
- MySQL-Datenbank
- Getrennte Intranet-/Internet-Server
- Mehrere LDAP-Verzeichnisse (Konzern)
- REST-APIs (SAP & CRM)
- Barcode-Scanner-Integration
- JSON, XML, YAML
- Penetrationsgetestet (extern)
- Confluence & Jira
- 15+ modulare Funktionsbausteine
Ergebnis
Meevento zentralisiert das konzernweite Veranstaltungsmanagement in einer einzigen Anwendung – von der Planung bis zum revisionssicheren Abschluss.
Mehrere Unternehmensbereiche der REWE Group – von Eventmanagement über Controlling bis Revision – profitieren von durchgängiger Datenverfügbarkeit und automatisierten Prozessen. Die getrennte Systemarchitektur erfüllt höchste Sicherheitsanforderungen, bestätigt durch externe Penetrationstests. Mit ca. 400 Personentagen und einem Projektvolumen von rund 350.000 EUR zählt Meevento zu den komplexesten Projekten in unserem Portfolio.
Die 4fb GmbH begleitet das System fortlaufend in Wartung, Support und strategischer Weiterentwicklung. Neue Funktionsbausteine – etwa für Schulungen und Rechnungsstellung – werden kontinuierlich integriert.
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