REWE meevento - Digitalisierung der Veranstaltungsverwaltung
Idee // Konzeption // Coding // Betreuung // Projektsteuerung // API Entwicklung
Wenn man Leute überzeugen möchte, muss man auch Vorteile für Sie mitbringen.
Die Aufgabe
Die REWE Group plante für die interne und externe Verwaltung aller im Konzern stattfindenden Veranstaltungen die Digitalisierung des gesamten Prozesses. Ziel war die Einführung einer Veranstaltungssoftware, die eine konzernweite Steuerung der Veranstaltungen ermöglicht, die Anmeldung und Abwicklung vereinfacht sowie die optimale steuerliche Behandlung der Veranstaltungen gewährleistet.
Die Idee und Konzeption
Zwei große Herausforderungen waren zu berücksichtigen. Auf der einen Seite die Integration der zahlreichen Abteilungen des Konzerns in den Konzeptionsprozess und auf der anderen Seite die Notwendigkeit eine Applikation zu schaffen, die so viele Vorteile bietet, dass sie auch von allen Mitarbeitern genutzt wird.
Die anfängliche Idee wurde den Abteilungen als ein Prototyp vorgestellt und im Rahmen von Workshops kontinuierlich verbessert. Die Ergebnisse standen allen Teilnehmern zur Verfügung.
Durch diese transparente Vorgehensweise konnte die Konzeption in einem Prozess laufend an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden und die Akzeptanz der Mitarbeiter für die Einführung der Applikation gesteigert werden.
Die Umsetzung
Die Applikation wurde innerhalb eines Zeitraums von ca. 1,5 Jahren entwickelt und im Unternehmen integriert. Dabei wurden einzelne Programmteile sehr frühzeitig im Produktivbetrieb bereitgestellt und bei ausgewählten Veranstaltungen getestet. Die Ergebnisse und Erkenntnisse sind in den weiteren Entwicklungsprozess eingeflossen.
Die Betreuung
Dieser kontinuierliche Prozess der Verbesserung der Applikation wird bis heute weitergeführt. 4fb begleitet die REWE Group in diesem Prozess und stellt die notwendigen Informationssysteme und Tools zur Verfügung.
Die Applikation
Von der unternehmensweiten Planung aller Veranstaltungen bis zum steuerlichen Abschluss wird der Prozess über eine Anwendung gesteuert und erlaubt es jedem der 300.000 Mitarbeiter seine Events leicht zu planen.
Das entwickelte Teilnehmermanagementsystem ist ein sehr einfaches und intuitives System für die Verwaltung der Teilnehmer, die Steuerung der Einladungsprozesse mit der Konfiguration einer Teilnehmerbefragung bis zur Beendigung einer Veranstaltung, Erstellung der Rechnungen und des Projektabschlusses.